سياسة سجلات الطلبات وإثبات التنفيذ

سياسة سجلات الطلبات وإثبات التنفيذ

SDDNI-POL-REC-006

1. الغرض والنطاق

تهدف السياسة إلى توحيد إنشاء سجلات الطلبات، وتوثيق انتقال الحالة، وحفظ المراجع والمراسلات وإثبات التنفيذ، وتحديد ضوابط الوصول والتصحيح والاحتفاظ. وتطبق على الطلبات والدعم والاسترداد عند تشغيل القنوات المعتمدة.

2. التعريفات

3. المبادئ الحاكمة

• الاقتصار على الحد الأدنى اللازم للغرض.

• التمييز بين حالة الدفع وحالة تنفيذ الخدمة.

• عدم تعديل السجل دون أثر يوضح من عدّل ومتى ولماذا.

• عدم حفظ بيانات البطاقة أو رمز CVV أو كلمات المرور أو رموز التحقق.

• ربط كل إثبات بنطاق الخدمة ورقم الطلب وتاريخ الإجراء.

• إتاحة الاعتراض دون اعتبار السجل مانعًا للحقوق النظامية.

4. أحداث سير الطلب

تسجل سددني - بحسب الحالة - الأحداث الآتية:

• إنشاء الطلب ومراجعته وطلب الاستكمال.

• إرسال رابط السداد، وانتهاء صلاحيته أو إعادة إنشائه عند الحاجة.

• وصول تأكيد العملية والقبول التشغيلي.

• بدء التنفيذ والتعليق والاستئناف والإكمال.

• الإلغاء والاسترداد والشكاوى والاعتراضات وإغلاق الطلب.

• الإشعارات المرسلة ومراجع الجهات الخارجية عند توفرها.

5. الحد الأدنى لحقول السجل

6. وسائل إثبات التنفيذ

تحدد بطاقة كل خدمة وسائل الإثبات المناسبة، وقد تشمل: مرجعًا صادرًا من جهة معنية، إيصالًا أو إشعارًا إلكترونيًا، نسخة من المخرج، سجلًا زمنيًا للخطوات، أو إقرار تسليم منتج رقمي. لا يعد إرسال رابط الدفع أو تأكيد الدفع وحده إثباتًا على تنفيذ الخدمة.

7. سلامة السجل والتصحيح

عند اكتشاف خطأ، لا يحذف الأصل بطريقة تخفي الواقعة. يضاف تصحيح موثق يوضح القيمة السابقة والجديدة وسبب التعديل وصاحب الصلاحية. وتقيّد صلاحيات الحذف أو التنزيل بحسب الدور والحاجة.

8. اطلاع العميل والاعتراض

يمكن للعميل طلب ملخص حالة الطلب أو إثبات التنفيذ عبر قناة الدعم بعد التحقق المناسب من هويته. ويحق له الاعتراض على إثبات التنفيذ أو المخرجات خلال ثلاثة أيام تقويمية من إشعاره بالاكتمال، دون إسقاط الحقوق النظامية بعد انتهاء المهلة.

9. مدد الاحتفاظ

10. الصلاحيات والسرية

• العمليات: الطلبات المكلف بها والبيانات اللازمة للتنفيذ.

• خدمة العملاء: التواصل والحالة العامة، والوثائق الحساسة عند الحاجة الموثقة فقط.

• مسؤول العمليات أو مالك المشروع: المراجعة والتصعيد والاعتماد وفق الصلاحية.

• مسؤول النظام: وصول تقني مقيد ومسجل دون استخدام البيانات لغرض آخر.

• التدقيق: قراءة عند الحاجة مع حظر التعديل.

11. الجهات الخارجية

لا ترسل البيانات أو الإثباتات إلى جهة خارجية إلا في حدود الخدمة والتفويض والمسوغ النظامي. وتخضع المراجع الصادرة من الجهة لأنظمتها، ولا تضمن سددني قرارها أو مدة معالجتها.

12. التواصل والتحديث

توفر سددني نظام تذاكر معتمد لإدارة الاستفسارات والشكاوى وطلبات الخصوصية والإلغاء والاسترداد، ويمنح كل طلب رقمًا مرجعيًا. وتقدم طلبات السجل أو الاعتراض عبره أو عبر support@sddni.com.

سجل الإصدارات

ترتبط الفاتورة الإلكترونية بالطلب وسجل الأحداث، وتوضح رقم الطلب والخدمة والمبلغ وحالة العملية. ولا توصف بأنها فاتورة ضريبية ولا تتضمن رقمًا ضريبيًا ما لم تستكمل المتطلبات النظامية ويعتمد ذلك رسميًا.